Das Systemhaus in Bergen auf Rügen
9. Dezember 2016

E-Mail-Archivierung leichtgemacht

Um Firmen, die über keine geschulten IT-Fachkräfte oder gar eine IT-Abteilung verfügen, die Einrichtung und Inbetriebnahme eines robusten und autark arbeitenden E-Mail-Archivs zu erleichtern,  bietet I.SYS vorkonfigurierte Systeme mit Installationsunterstützung an. Die vielfach bewährte, leicht bedienbare Archivierungssoftware MailStore läuft dabei auf QNAP-Hardware oder auf kompakten Mini-Servern.

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Warum E-Mail-Archivierung zu einem Muss geworden ist:

E-Mails sind in der geschäftlichen Korrespondenz schon lange gebräuchlich und haben den normalen Briefverkehr auf ein Minimum reduziert, und immer häufiger werden auch Rechnungen und sonstige Belege nur noch elektronisch übermittelt. Das ist kein Wunder, denn die Vorteile sind immens, zumindest für den Versender: bequem, schnell und kostensparend. Doch wie sieht es beim Empfänger aus?
Insbesondere wenn es sich um Rechnungen handelt, wird die E-Mail bzw. der als Anhang übermittelte Beleg  wieder ausgedruckt, verarbeitet und abgeheftet.  Viele glauben, dass das ohnehin unvermeidlich sei, weil man ja Belege zehn Jahre aufbewahren muss. Das ist aber falsch!
Es reicht nicht, ein selbstausgedrucktes Dokument abzuheften. Vielmehr sind Sender und Empfänger verpflichtet, elektronische Dokumente im Original – also als Datei –  über den gesetzlich vorgegebenen Zeitraum revisionssicher  zu archivieren.
Das klingt kompliziert und ist in der Tat auch nicht damit getan, dass man die PDF-Datei abspeichert oder im verwendeten Email-Programm belässt. Hier Rechtsicherheit herzustellen, ist eine einer der wichtigsten Gründe, warum man eine Archivierungssoftware einsetzen sollte. Zugleich kann man damit aber auch seine E-Mail-Server und Clientsoftware (Outlook, Thunderbird, …) spürbar entlasten, denn so entfällt die Notwendigkeit, die vielen E-Mails über Jahre in deren Datenbanken zu belassen.

Warum die Archivierung auf einer separaten Hardware laufen sollte:

Nahezu jede Archivierungssoftware lässt sich auch auf vorhandenen Servern installieren. Im Allgemeinen kann dieses aber nicht als optimal angesehen werden.
* Oft werden Server mit teuren, sehr schnellen Festplatten ausgerüstet, insbesondere wenn auf Ihnen CAD-Anwendungen, Datenbankprogramme oder Exchangeserver laufen. Für ein E-Mail-Archiv, wie MailStore, ist das in den meisten Fällen aber gar nicht erforderlich. Hier setzt man eher stromsparende Plattenspeicher ein, wie sie üblicherweise in NAS-Geräten zum Einsatz gelangen. 
* Server und die auf ihnen installierten Anwendungen müssen erfahrungsgemäß viel öfter upgedatet und gewartet werden, als die Archivierungslösung. Auf separater Hardware steht letztere unabhängig vom Server zur Verfügung.
* Softwarekonflikte zwischen dem Mailarchiv und den anderen auf den Servern installierten Anwendungen sind von vornherein ausgeschlossen.
* In manchen Unternehmen kommen gar keine Windowsserver zum Einsatz, sondern nur Linux- oder OS-X-Server. Durch eine separate Hardware kann auch in diesem Umfeld eine Archivierung realisiert werden.
* Viele Archivierungssysteme bieten auch die Möglichkeit, über das Internet auf sie zuzugreifen und in ihnen zu recherchieren. Läuft die Archivierungssoftware nicht auf einem separaten Gerät, muss man Fernzugriffe auf die Unternehmensserver zulassen, wenn man diese Möglichkeit nutzen möchte. Das kann problematisch sein und ein Sicherheitsrisiko darstellen. Ein separates Gerät kann hingegen auch außerhalb des eigentlichen Firmennetzes angesiedelt werden, zum Beispiel in einer DMZ (“demilitarisierte Zone”), was die Nutzung über das Internet viel sicherer gestaltet.

Warum sich QNAP-Geräte bestens für die E-Mail-Archivierung eignen:

QNAP-Geräte eignen sich hervorragend als Hardwarebasis für ein robustes, autark arbeitendes E-Mail-Archiv. Sie sind speziell für die langfristige Speicherung  großer Datenbestände konzipiert, sind nachweislich von hoher Qualität und langlebig.
Wie bei den meisten NAS-Geräten kommt auch bei ihnen ein speziell angepasstes Linux als Betriebssystem zum Einsatz.
Über Apps, die der Hersteller zur Verfügung stellt, sowie von Drittanbietern lässt es sich um nützliche Programme und Features erweitern.
Als sehr stabil und leistungsfähig hat sich dabei die ausgelieferte Virtualisierungslösung erwiesen. In ihren virtuellen Maschinen können
alle aktuellen Microsoft-Betriebssysteme installiert werden. Somit können für die zumeist für MS-Windows verfügbaren Programme maßgeschneiderte virtuelle Maschinen aufgesetzt werden, in welchen die Archivierungssoftware optimal läuft.

Was beinhalten die von I.SYS vorkonfigurierten Systeme:

Standardmäßig wird ein QNAP-Standgerät mit einem Quad-Core-Prozessor und zwei gespiegelten Festplatten (Raid1)ausgeliefert.
Auf den Festplatten befinden sich zwei virtuelle Datenträger, die dem virtualisierten Windows10 als System- bzw. Datenplatte bereitgestellt werden.
Von den beiden physikalisch vorhandenen Netzwerkadaptern ist einer so konfiguriert, dass er seine Einstellungen von einem vorhandenen DHCP-Server beziehen kann. Die zweite ist mit festen Einstellungen vorkonfiguriert. Des Weiteren sind die Geräte in der QNAP-Cloud so registriert, dass der Installationssupport auf die Konsole des Gerätes zugreifen kann. (Nach erfolgreichem Abschluss der Inbetriebnahme wird diese Zugriffsmöglichkeit deaktiviert.)
Wenn Sie schon vor der Auslieferung des Gerätes die erforderlichen Angaben zu Ihrem Netzwerk sowie zu den zu archivierenden E-Mail-Konten übermittelt haben, werden die Windowsmaschine sowie das Mailarchiv bereits weitgehend vorkonfiguriert ausgeliefert.

Wie erfolgt die Inbetriebnahme des Systems:

Grundvoraussetzung für eine Installationsunterstützung ist, dass ein funktionierender Internetzugang am Standort vorhanden ist.
Nach der Anlieferung des Gerätes sollte es ausgepackt und sofort auf eventuelle äußerlich erkennbare Transportschäden überprüft werden. Wenn keine Beschädigungen erkennbar sind, kann das Gerät nach einer Akklimatisierungszeit von mindestens zwei Stunden mit dem mitgelieferten Netzwerkkabel an Ihren Router oder an anderer geeigneter Stelle (z.B. am zentralen Switch) mit Ihrem Firmannetz verbunden, an eine  Netzsteckdose angeschlossen und gestartet werden.
Wenn von einem in Ihrem Firmennetz vorhanden DHCP-Server (das kann bei kleinen Einrichtungen auch der Internetrouter sein) eine gültige IP-Adresse bezogen werden kann, ist das Gerät normalerweise nach kurzer Zeit für unseren Support über das Internet erreichbar, der gegebenenfalls Einstellungen vornimmt oder ändert und Sie bei der Gesamtinbetriebnahme unterstützt.
Sollte in Ihrem Netzwerk kein geeigneter DHCP-Server vorhanden sein, dann muss das Gerät über die vorkonfigurierte zweite Schnittstelle mit dem Firmennetz verbunden werden, und es wird außerdem ein Fernzugriff auf einen am Standort vorhandenen PC benötigt.  Die dafür auf dem PC erforderliche Software kann hier runtergeladen werden: 
https://www.pcvisit.de/fileadmin/software/pcvisit_Support_15_Kunden_Modul.dmg

Welche Gerätevariante sollten Sie wählen:

Da inzwischen Festplatten mit mehreren Terrabyte Speicherkapazität preisgünstig erhältlich sind, dürfte in den meisten Fällen bereits ein Gerät mit zwei Festplatten ausreichend sein. Sollte sich später doch eine Vergrößerung der Speicherkapazität erforderlich machen, so ist das prinzipiell möglich, aber das geht dann nicht ganz so komfortabel wie bei einem Gerät mit vier oder mehr Schächten, wo in kürzester Zeit zwei zusätzliche Festplatten eingebaut und hinzugefügt werden können.
Die QNAP-Geräte können natürlich zusätzlich auch als Netzwerkspeicher (NAS) oder lokales Speichermedium für weitere in der VM installierte Programme (z.B. ecoDMS)  genutzt werden. Den sich daraus ergebenden Speicherbedarf sollte man dann bei der Auswahl der Festplatten von vornherein einkalkulieren. Wenn das Gerät hingegen vorrangig oder ausschließlich für die Emailarchivierung genutzt werden soll, kann es eine gute Idee sein, zwei SSDs einzusetzen. Man erhält zwar für einen vergleichbaren Preis nur eine verminderte Speicherkapazität, aber dafür fällt das Gerät sehr energiesparend aus, ist extrem leise und robust.
Wenn ohnehin ein neuer oder zusätzlicher Windows-Server geplant oder erforderlich ist, bietet es sich an, einen Mini-Server einzusetzen.
Dann kann die Installationsunterstützung allerdings nur über eine Windows-Fernwartung erfolgen und man verzichtet auf die zuvor genannten Vorteile getrennter Maschinen, es sei denn, man setzt auch hier Virtualisierung ein.

Wie kann man Papierdokumente archivieren:

Die beste Lösung stellt hierfür ein Dokumentenmanagement-System(DMS) dar. Dass das durchaus auch sehr kostengünstig geht, beweist das von I.SYS angebotene ecoDMS. Natürlich kann man von so einem preisgünstigen Produkt nicht so ausgefeilte, umfangreiche Mechanismen und Workflows erwarten, wie sie “die Großen”  bieten. Dafür ist es ohne umfangreiche Anpassungen und lange Einarbeitungszeiten einsetzbar und kann dennoch die Anforderungen an ein revisionssicheres DMS erfüllen. Das QNAP-Gerät kann auch dafür vorteilhaft genutzt werden, entweder nur als Speicherort (als iSCSI-Laufwerk eingebunden) oder auch als Windows-Maschine für die Serverkomponente des Systems.
Hat man einen Scanner zur Verfügung, der “Scan to Email” unterstützt, kann man sich alternativ auch damit behelfen, dass man sich die eingescannten Dokumente quasi selbst zusendet. Das ist zwar kein vollwertiger Ersatz, liefert einem aber immerhin die Möglichkeit, auch diese Dokumente im Archivsystem zu recherchieren.